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Recht + Steuern: Dienstwagen sind kein Fahrvergnügen

Auch ein von der Firma gestellter Wagen kann richtig teuer werden. Wer ihn nur gelegentlich privat nutzt, muss mit steuerlichen Nachteilen rechnen. von Birgit Tietjen

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Auf ihren schicken blauen Saab war die Teamleiterin in einer Hamburger Werbeagentur mächtig stolz. Ihr Chef hatte sich kulant gezeigt und ihr auch private Fahrten mit dem neuen Dienstwagen gestattet. Nur für die Benzinkosten sollte sie selbst aufkommen. Das nahm die Werbefachfrau gern in Kauf: Sie kam lieber mit dem Rad ins Büro und beschränkte auch ansonsten private Fahrten nur auf das Notwendigste. Sorgfältig sammelte sie alle Tankbelege, um diese später absetzen zu können.

Nach einer Betriebsprüfung in der Werbeagentur war dann plötzlich Schluss mit der Freude am schicken Firmenauto: Die Prüfer versteuerten die private Nutzungsmöglichkeit des Wagens nach der pauschalen Ein-Prozent-Methode, weil die Mitarbeiterin kein Fahrtenbuch geführt hatte. Die aus privater Kasse bezahlten Benzinkosten konnte die Angestellte auch nicht steuerlich geltend machen. Die Unkenntnis in Sachen Dienstwagen kam Chef und Mitarbeiterin teuer zu stehen: Sie mussten insgesamt 10.000 Euro Steuern nachzahlen.

Zu Recht: In drei Urteilen hat sich der Bundesfinanzhof (BFH) nun damit beschäftigt, ob und in welcher Weise Arbeitnehmer Aufwendungen, die ihnen im Zusammenhang mit ihren Dienstwagen entstehen, mit ihren zu versteuernden Vorteilen verrechnen können. Grundsätzlich gilt: Stellt der Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung, den der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf, so muss dieser für den geldwerten Vorteil zahlen, und zwar pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises. Dabei handelt es sich immer um den Preis der Erstzulassung, auch bei einem Gebrauchtwagen. Von dieser Berechnung darf der Arbeitnehmer nur abweichen, wenn er anhand eines penibel geführten Fahrtenbuchs die tatsächliche, meist geringere private Nutzung nachweisen kann.

Schlaues Büchlein
Fahrtenbuch Genauigkeit ist das A und O. Nur wer penibel aufschreibt, wann und wofür er den Wagen nutzt, hat beim Finanzamt eine Chance. Ins Fahrtenbuch gehören:
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt.
Reiseziel und Reisezweck mit genauer Angabe der Adresse. Reisezweck kann zum Beispiel ein Kundengespräch sein.
Besuchte Person oder Firma, wobei der Fiskus eine Ausrede wie Mandantenschutz bei Anwälten oder Schweigepflicht bei Ärzten nicht zulässt.
Privatfahrten müssen als solche gekennzeichnet werden. Dazu genügt die Bemerkung "privat" neben dem Datum und den insgesamt an diesem Tag gefahrenen Kilometern.
Elektronische Fahrtenbücher, welche die Fahrtdaten automatisch über das Navigationssystem speichern, werden nur anerkannt, wenn sie nachträglich nicht mehr verändert oder ergänzt werden können.
Mit Excel geführte Fahrtenbücher werden von den Finanzämtern nicht anerkannt.

"Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem für diejenigen, die wenig Privatfahrten haben", sagt Ines Häußler, Steuerberaterin in der Kanzlei RP Richter & Partner. Allerdings werden an ein Fahrtenbuch mittlerweile so hohe Anforderungen gestellt, dass viele den Aufwand scheuen. So müssen für jede dienstliche Fahrt fortlaufend das Datum, das Reiseziel, die besuchte Person oder Firma, die gefahrenen Kilometer und der Kilometerstand am Ende des Tages aufgezeichnet werden. Sobald aber irgendwann Zahlendreher oder Benzinbelege von Tagen auftauchen, an denen das Fahrzeug angeblich nicht genutzt wurde, kann das Fahrtenbuch schon als nicht ordnungsgemäß verworfen werden.

Teil 2: Was bei der Ein-Prozent-Regelung zu beachten ist

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