Digitale Dokumente: Lichtblicke im Datendschungel

Das Angebot an Enterprise-Content-Management-Systemen ist so groß, dass die Wahl des richtigen Produkts schwerfällt. Im Trend liegt Online-Mietsoftware. Sie ist billig und leicht zu handhaben. von Thomas Soltau

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Es mag absurd klingen, aber viele Unternehmen gewinnen der Finanzkrise auch positive Seiten ab. Beispielsweise zwingt sie etliche Firmen dazu, ihre Abläufe noch genauer und vor allem effizienter zu dokumentieren. Insbesondere Mittelständlern tut eine solche Rosskur gut, denn in vielen der kleinen und mittleren Betriebe herrscht ein heilloses Durcheinander von digitalen und analogen Daten. Über die Jahrzehnte ist ein Datendickicht entstanden, durch das kaum noch jemand durchblickt.

Sogenannte Dokumenten- oder Enterprise-Content-Management-Systeme (DMS oder ECM) helfen dabei, Licht in diesen Datendschungel zu bringen. Sie verarbeiten, kategorisieren, speichern und archivieren die Informationen und verwalten so den digitalen Datenaustausch. Konnten sich noch vor Kurzem nur große Unternehmen diese ECM-Lösungen leisten, gibt es mittlerweile auch für kleinere Firmen Angebote, die nicht nur bezahlbar sind, sondern auch den regulatorischen Anforderungen - etwa der "revisionssicheren" Archivierung - entsprechen.

Doch bevor das Chaos der elektronischen Ablagen auf den Netzlaufwerken und E-Mail-Servern behoben werden kann, stellt sich eine grundsätzliche Frage: Welches System soll ich wählen? Die Antwort darauf ist alles andere als leicht. Der Markt ist extrem unübersichtlich, das Thema überaus komplex, und so stehen viele potenzielle Kunden ratlos vor dem reichen Angebot. Zwar verfügen etliche Systeme in verschiedenen, nicht direkt vergleichbaren Produktkategorien - wie Archivierung, Records-Management, Dokumenten-Management, Collaboration - über dokumentenverwaltende Funktionen. Letztlich sind sie aber nicht miteinander vergleichbar, weil sie eben in ganz unterschiedlichen Bereichen zum Einsatz kommen.

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