FTD-Serie: Strippenzieher im Datenwust

An Programmen zur Dokumentenverwaltung besteht großer Bedarf. Doch die meisten Unternehmen zögern bei der Anschaffung. von Markus Göbel

Über Kabel verschwinden wichtige Informationen und Dokumente häufig unauffindbar in den Tiefen der Firmen-IT

Mehr als 330.000 Word-Dokumente haben sich in zehn Jahren auf den Festplatten des Technologiezentrums Informationstechnik der Verbände der Ingenieure und der Elektrotechniker (VDI und VDE) angesammelt. Die Projektbeschreibungen, Briefe und Faxe sind das Gedächtnis des Zentrums in Teltow bei Berlin. Doch die darin enthaltenen Informationen ließen sich bis vor kurzem oft nicht wiederfinden. So tragen viele Dateien kryptische Namen, die automatisch erzeugt werden und keine Auskunft über den Inhalt geben. "Die Zahl der Dokumente war einfach zu groß, um überblicken zu können, wo welche Information abgespeichert ist", beschreibt EDV-Leiter Markus Nagel die Lage vor der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).

Kein Einzelfall. Denn die steigende Informationsflut stellt Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. 80 Prozent der Daten sind unstrukturierte Dokumente wie E-Mails, Word-Dateien oder Präsentationen, ergaben in den vergangenen Jahren verschiedene Studien der Marktforscher von Gartner, Forrester Research und IDC. "Verteilte Dateninseln sorgen sehr oft dafür, dass wichtige Daten nicht uneingeschränkt bereitstehen", sagt Christoph Bischoff, Direktor der Abteilung "Informationworker Business" bei Microsoft Deutschland.

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