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Digitale Dokumente: Das Web 2.0 kommt ins Büro
Wikis, Blogs und Messenger halten unaufhaltsam Einzug in Unternehmen. Fraglich ist aber noch, wie sich die digitalen Chats archivieren lassen. Nun gibt es erste standardisierte Lösungen.Wenn der Chef früher zu einem Meeting rief, versammelten sich die Angestellten zu einer bestimmten Uhrzeit in seinem Büro. Hinterher gab es ein Protokoll, in dem alles Wichtige festgehalten wurde und das alle zu lesen hatten. Heute ist das anders: Die Mitarbeiter tauschen sich viel seltener im persönlichen Gespräch aus. An dessen Stelle sind Messengersysteme, Blogs und Wikis getreten. Längst braucht niemand mehr zur gleichen Zeit am gleichen Ort zu sein.
Die Arbeitswelt ist im Wandel. Daran besteht kein Zweifel. Trotzdem fällt es vielen Unternehmen schwer, sich dieser Entwicklung anzupassen. Auch weil es ein Generationenkonflikt ist: Während die jungen Mitarbeiter Blogs, RSS-Feeds oder Wikis selbstverständlich nutzen, hat die höhere Managementebene von vielen dieser Medien im Zweifel noch nie etwas gehört.
Die Absolventen aber erwarten vom Arbeitgeber die gleiche technische Flexibilität, die sie aus dem Studium kennen: soziale Netzwerke, Instant Messenger, Open-Source-Software - und das Ganze am besten mobil. Eine Studie der Beratungsfirma Accenture zeigt deutlich, wie stark Wunsch und Wirklichkeit in der Arbeitswelt auseinandergehen. Etwa jeder Dritte zwischen 14 und 32 nutzt Instant Messenger und soziale Netzwerke für seine Arbeit, zehn Prozent davon sogar heimlich. Ein Teil der jungen Arbeitnehmer bringt sogar eigene Geräte in die Firma mit, weil sie mit der gewohnten Software lieber und auch effizienter arbeiten.
Verknüpfung von Medien und Geschäftsprozessen
Deshalb stellte die Unternehmensberatung McKinsey in einer aktuellen Studie unter dem Titel "Six ways to make Web 2.0 work" einen Sechs-Punkte-Plan auf, der Unternehmen dabei helfen soll, die neuen Medien in ihre Prozesse mit einzubinden. Der Plan empfiehlt beispielsweise, dass die jungen Arbeitnehmer bei der Einführung neuer Technologien mitwirken sollen. Gleichzeitig sollte unbedingt kontrolliert werden, welchen Nutzen einzelne Anwendungen tatsächlich bringen.
Doch nicht nur die Einführung der Technik macht Probleme, auch die Archivierung ist eine Herausforderung. Seit Januar 2007 müssen alle Dokumente, die einen Geschäftsvorgang betreffen und grundsätzlich ausgedruckt werden können, archiviert werden.
"In einigen Firmen beschränkt man sich darauf, Gespräche aus dem Instant Messenger einfach per Copy and paste in ein Worddokument zu schieben. Das wird dann gespeichert", sagt Felix Wittern, Partner bei der Hamburger Kanzlei Field Fisher Waterhouse. Das Problem: Vor Gericht hätte so ein Dokument keine Beweiskraft. Deshalb warnt Wittern davor, die Archivierung auf die leichte Schulter zu nehmen.
Ein weiteres Problem: Der Nutzer des Messengers muss selber entscheiden, ob das per Tastatur geführte Gespräch dokumentationswürdig ist oder nicht. "Die Arbeitnehmer werden da ein wenig alleingelassen", sagt Wittern.
| Internetgeneration fordert neue Medien ein |
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| Wunsch Die 14- bis 32-Jährigen wollen am liebsten selbst aussuchen, welche Computer und Programme sie an ihrem Arbeitsplatz nutzen. Das lässt allerdings kaum ein Unternehmen zu. |
| Selbsthilfe Viele jüngere Mitarbeiter bringen einfach ihre privaten Computer mit ins Büro - und arbeiten damit, weil sie das Vertraute vorziehen. |
Technische Standardlösungen für eine gerichtsfeste Dokumentation der Kommunikation gibt es bisher kaum. Der IT-Dienstleister EMC Deutschland hat unlängst einen Versuch gestartet und nun zwei neue Produkte im Programm. Das eine vernetzt und dokumentiert Wikis und Blogs. Das andere leistet das Gleiche bei Instant Messengern und Mails. "Beides wird im Augenblick stark nachgefragt", sagt Stefan Weiß-Weber von EMC.
Eine andere Lösung bietet das Projekt Ewitness. Ein Verbund von Notaren stellt im Rahmen dieses Projekts die Infrastruktur für die Kommunikation per Mail und über FTP-Server. Die Notare protokollieren sämtliche E-Mailkorrespondenz und FTP-Übertragungen eines Unternehmens und versehen diese mit qualifizierten digitalen Signaturen und Zeitstempeln. Die Kommunikation findet sozusagen notariell beglaubigt statt - ohne dass es die Empfänger der Mails mitbekommen.
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