FTD-Serie: Systems - "Ideas for better Business"

Mit Ideen für bessere Geschäfte lockt die Systems, professionelle Business-to-Business-Messe für Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK), Besucher. Aussteller präsentieren vom 21. bis 24. Oktober in München Neuheiten zu Themen wie Green IT und IT-Security. Die FTD zeigt in dieser Serie schon jetzt, was die Firmen zu Energieeffizienz, Elektroschrott, Sicherheit und Unified Communication zu bieten haben.

Systems: Digitales Firmenerbe in Gefahr

Analoge und digitale Archivbestände häufen sich in Unternehmen an. Ein Standard für ein Archivsystem ist noch nicht in Sicht. Die Unternehmen müssen umdenken, wenn sie sicherstellen wollen, dass der Zugriff auf ihre digitalen Dokumente auch in Zukunft gewährleistet ist. von Lars Reppesgaard und Wilko Steinhagen

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Immer mehr Firmen kommunizieren miteinander und mit dem Kunden papierlos, und auch Finanzämter und Steuerprüfer verlangen zunehmend, firmeninterne Dokumente auch digital präsentiert zu bekommen. Diese Entwicklung stellt ein Berufsbild völlig auf den Kopf, das bislang eher ein Schattendasein in langen Kellerfluren frönte: das des Archivars. Dessen Hauptaufgabe hat sich über Jahrzehnte kaum geändert: Es kam jede Menge Papier rein, wurde geprüft und bewertet.

"Das meiste wird weggeschmissen, wir können nur zwischen ein und fünf Prozent der Dokumente aufbewahren", sagt Christian Keitel, der beim Landesarchiv Baden-Württemberg für den Aufbau des Digitalen Archivs verantwortlich ist. "Die größte Kunst besteht darin, das aufzubewahren, was unseren künftigen Benutzern den größten Wert bringt. Auch bei digitalen Objekten werden wir eine solche Auswahl vornehmen müssen."

Die Digitalisierungstechnik ändert das Archivwesen nun radikal. "Heute kommt es darauf an, sich schon vor dem Erzeugen eines Dokumentes im Klaren zu sein, wie es weiter genutzt werden soll", sagt Ulrike Gutzmann, Archivarin in der Abteilung Historische Kommunikation bei Volkswagen in Wolfsburg. Wer das nicht tut, läuft Gefahr, an der Flut der Dokumente zu ersticken. Bei Daimler füllen beispielsweise allein die internen Publikationen, die Jahr für Jahr veröffentlicht werden, drei Europaletten.

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