FTD-Serie: Systems - "Ideas for better Business"

Mit Ideen für bessere Geschäfte lockt die Systems, professionelle Business-to-Business-Messe für Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK), Besucher. Aussteller präsentieren vom 21. bis 24. Oktober in München Neuheiten zu Themen wie Green IT und IT-Security. Die FTD zeigt in dieser Serie schon jetzt, was die Firmen zu Energieeffizienz, Elektroschrott, Sicherheit und Unified Communication zu bieten haben.

Systems: Unterschrift muss sein - auch im Internet

Elektronische Rechnungen helfen Geld sparen. Dass Deutschland bei ihrem Einsatz in Europa hinterherhinkt, liegt an den vergleichsweise hohen Sicherheitsvorgaben. Die machen viele PDF-Rechnungen ungültig. von Wilko Steinhagen

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Schwarz auf weiß auf einem bedruckten Stück Papier versenden Internetanbieter wie Hansenet in Hamburg ihre Rechnungen an die Kunden heute fast gar nicht mehr. 20 Prozent aller Rechnungen werden in Deutschland nach Angaben des Software- und Beratungsunternehmens Itella in Düsseldorf bereits auf elektronischem Wege versandt.

Doch eine korrekte elektronische Rechnung zu verschicken, ist für Unternehmen nicht so einfach, wie es zunächst den Anschein hat. Einfach eine Rechnung im PDF-Format abzuspeichern und mit einer E-Mail zu verschicken, reicht dazu nicht aus, sagt der auf Internetrecht spezialisierte Fachanwalt Johannes Richard aus Rostock. "Die Rechnung selber muss in Schriftform vorliegen, das heißt eine Urkunde im üblichen Sinne sein", erklärt er. "Genau hier wird es bei per E-Mail übersandten Rechnungen problematisch. E-Mails selber gelten nicht als Urkunde, selbst für den Fall, dass sie nach dem Empfang ausgedruckt werden."

Um zu einem Dokument geadelt werden zu können, muss die E-Mail wie eine klassische Rechnung unterschrieben werden. Dazu muss an die elektronische Nachricht eine zweite Datei angehängt werden, die sogenannte Signatur. Diese bestätigt dem Empfänger oder einem Steuerprüfer, dass die Rechnung zum einen auch wirklich echt ist. Zum anderen stellt die Signatur sicher, dass der Bescheid nach dem Versenden nicht mehr verändert worden ist.

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