Arbeitsorganisation: Das nutzlose Gedächtnis  

Liebe Frau Kellaway,

danke für diese pointierte Beschreibung Ihres Arbeitstages. In unserer schnelllebigen Zeit mit all ihren vielen Aufgaben, die tägliche erledigt werden müssen, fallen Gedanken mit niedriger Priorität nach Schlüsseln, Garderobenmarken und Bushaltestellen oft aus unserem Gehirn heraus: Platzmangel.

Dieser Zustand ist sicherlich der modernen Arbeitsform, dem Arbeiten als Knowledge-Worker geschuldet. So berichten es zumindest meine Leser auf Überallbüro.de

Das trifft uns im Alltag besonders hart. Wir sind keine sorglosen Kinder mehr, deren Geist viel Platz hat, Neues aufzunehmen. Diesen Platz kann und sollte man mit "Listen" ausgleichen. Sie haben Recht, man muss seinen eigenen, ganz persönlichen Mittelweg finden und selbst entscheiden, was auf die Listen gehört und was nicht.

Ich schreibe nicht nur Aufgaben, sondern allgemein Gedanken auf, so dass ich mich nicht ablenken lasse, falls mir während der Arbeit ein themenfremder Gedanke kommt und stelle damit gleichzeitig sicher, dass er nicht verloren geht.

Insbesondere das Aufgeben von Multitasking hat sich als Effizienz steigernd erwiesen. Wie Sie bereits andeuten, ist es heute eine gesicherte Erkenntnis der Psychologie, dass sobald ein Sinn mehrfach belastet wird, die Effizient des Gehirns stark nachlässt. In Ihrem Bushaltestellenbeispiel haben Sie den visuellen Sinn mit Ausschauhhalten und vor dem geistigen Auge Schreiben überladen. Genau dann funktioniert Multitasking nicht mehr.
Dies gilt insbesondere im modernen Arbeitsumfeld von Computer, Chat, Nachrichtenseiten im Web, Instant-Messaging, Mobiltelefon etc.
Hier kann ich Ihren Rat nur bekräftigen: Das Grundrauschen muss reduziert und deswegen alle ablenkende Technik ausgeschalten werden. Nur so kann man effektiv für eine bestimmte Zeit an einer Sache arbeiten.

Ich gehe hier sogar noch einen Schritt weiter und lese E-Mails u.ä. erst nach dem Mittagessen, so dass mir der Vormittag gänzlich für meine tägliche Hauptaufgabe zur Verfügung steht.

Wie man Ihre anderen sinnvollen Ratschläge in der Praxis umsetzt, habe ich kürzlich im Artikel "Konzentration, oder nicht ablenken lassen" unter http://überallbüro.de/2010/01/konzentration-oder-nicht-ablenken-lassen/ beschrieben.

Wir sind nicht allein mit diesen Problemen, aber beginnen erst jetzt die richtigen Lösungen dafür zu entdecken.

Lukas Pustina

Vieles ist richtig, spiegelt die heutige Arbeitsrealität, anders als viele Regeln des Zeitmanagement, wider. Keine Tagespläne, Aktionen notieren und situationsbedingt abarbeiten - eine undogmatische Form des GTD von David Allen. Multitasking ist, glaubt man der Hirnforschung, ohnehin nicht möglich. Ganz nutzlos ist das Gedächtnis nicht, es sollte schon noch gespeichert werden, wo die Liste ist.