FTD-Serie: Business Wissen
Strategie-Planung, Beschwerdemanagement, Kundenbindung – wie geht´s richtig? Welche IT-Standards sind aktuell? Wann hilft eine Wertanalyse? FTD und business-wissen.de sorgen für Durchblick. Für alle, die nicht nur mit Schlagworten operieren wollen.
Büroorganisation: Besser und schneller bei täglichen Aufgaben
Struktur, Systematik und Ordnung in die eigene Arbeit bringen und dennoch flexibel bleiben. Das wünschen sich alle, die viel Hektik und Stress haben. Mit ein paar Regeln, Werkzeugen und Tipps zur Arbeitsplanung, Ablaufplanung, Terminplanung und zur Ablage geht die tägliche Arbeit im Büro gleich viel einfacher und schneller von der Hand.
Viele Menschen arbeiten im Büro. Schreibtisch, Computer, Bildschirm, Eingangskörbchen und Ausgang, Terminkalender, Aktenordner, Ablagefächer, Klarsichthüllen, Papierkorb und vieles mehr kennzeichnen ihren Arbeitsalltag. So müssen sie ihre oft vielfältigen Aufgaben erfüllen, Abläufe organisieren, kleine und große Projekte managen, Telefonieren, E-Mails beantworten, Termine wahrnehmen - und irgendwie ihren Kram erledigen.
Manche haben sich im Laufe ihres Berufslebens eine Systematik zurechtgelegt, die ihnen dabei hilft. Andere fühlen sich überwältigt, im Stress und haben immer nur ein Gefühl, wenn sie auf ihren Schreibtisch blicken: Land unter!
Das kann daran liegen, dass es einfach zu viel Arbeit ist. Es kann aber auch sein, dass diese Menschen zu wenig strukturiert an ihre alltäglichen Aufgaben rangehen und dass sie keine Werkzeuge nutzen, die ihnen dabei helfen. Kreative und systematisch denkende Experten erfinden immer wieder neue Regeln und kleine Helferlein, mit denen der Alltag am Schreibtisch besser zu bewältigen sein soll.
Wir haben im Folgenden die wichtigsten Tipps und Tricks zusammengestellt, um Sie bei Ihrer Büroarbeit zu unterstützen.
Aufgabenplan und To-Do-Liste
Das wichtigste Element der Büroorganisation ist der Aufgabenplan. Manche bezeichnen ihn auch als Aufgabenliste, Liste offener Punkte, To-Do-Liste oder Pendenzenliste. Hier steht vermerkt,
- was erledigt werden muss,
- bis zu welchem Termin.
Der Aufgabenplan ist zunächst eine Erinnerungshilfe - damit nichts vergessen wird. Deshalb kommen alle Aufgaben in den Aufgabenplan, die nicht sofort erledigt werden können. Darüber hinaus ist der Aufgabenplan eine Zeitplanungshilfe. Sie schätzen ab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen und wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Dem entsprechend planen Sie diese Aufgabe in Ihren Tages- oder Wochenplan ein.
Ob klein oder groß
Aufgaben können aus einfachen Routinearbeiten bestehen oder mit komplexen Projekten verknüpft sein. Dazu kommen die vielen kleinen Aufgaben, die scheinbar aus dem Nichts entstehen, aber doch erledigt werden müssen. Mögliche Quellen für neue Aufgaben sind:
- Die üblichen Aufgaben, die Sie aufgrund Ihrer Stellenbeschreibung und Ihres Stellenprofils regelmäßig erfüllen müssen. Oft sind das Routineaufgaben. Stellen Sie fest, was genau eine solche Aufgabe auslöst (zum Beispiel Formblätter, die in Ihrem Eingangskorb landen).
- Häufig entstehen Aufgaben durch eingehende Post in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Prüfen Sie diese genau, ob damit für Sie eine Aufgabe verbunden ist, bis wann sie erledigt sein muss und was genau Sie tun müssen.
- Aufgaben entstehen bei Besprechungen, wenn Sie beispielsweise in ein Projektteam eingebunden sind und bei Besprechungen Beschlüsse gefasst wurden, die bei Ihnen zu Aufgaben führen. Werten Sie dazu Protokolle und Maßnahmenpläne aus und überprüfen Sie, wo Sie gefordert sind.
- Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen sind ebenfalls Quelle für neue Aufgaben. Diese rufen an oder sprechen Sie persönlich an, weil sie erwarten, dass Sie etwas Bestimmtes für sie erledigen. Überprüfen Sie, inwiefern Sie deren "Problem" zu Ihrer Aufgabe machen müssen und was Sie und der Aufgabengeber davon haben.
Teil 2: Wie Sie das Arbeitsfeld abstecken.
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FTD.de, 16.01.2010
© 2010 Financial Times Deutschland,
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