Chaos im Postfach: Kleiner E-Mail-Knigge für Büromenschen
Elektronische Nachrichten sind eine Plage. Eigentlich sollen sie unsere Arbeit erleichtern - doch in Wahrheit stören sie und lassen uns im Büro nicht zur Ruhe kommen. Sechs Tipps, wie Sie die E-Mail-Flut in den Griff kriegen und welche Fehler Sie beim Mailen vermeiden müssen.
Quillt Ihr Postfach gerade über? Werden Sie bei der Arbeit ständig unterbrochen von elektronischen Nachrichten? Fühlen Sie sich hilflos und niedergeschlagen, wenn Sie Ihr Outlookprogramm öffnen? Da sind Sie nicht alleine. E-Mails sind eine Geißel für den modernen Büromenschen. Sie tauchen ungefragt auf, verstopfen unsere Postfächer, belästigen uns mit Nebensächlichkeiten. Was wir auch tun - wir werden der Flut nicht Herr. Viele von uns sind sogar außerhalb der Arbeitszeiten per Smartphone erreichbar.
Bei unserer Büroarbeit sind wir auf E-Mails angewiesen, aber eine Einführung in die Geheimnisse der elektronischen Kommunikation haben wir nie erhalten. Dabei könnten wir mit ein bisschen Nachdenken Fehler und peinliche Pannen vermeiden. Sechs Tipps, die Ihnen das Arbeitsleben erleichtern.
Sie sind der Boss - auch an Ihrem Rechner. Sie würden sich ja auch nicht von Ihrem Haustier ständig bei der Arbeit unterbrechen lassen. Übernehmen Sie das Kommando. Erster Schritt: Schalten Sie die automatische Benachrichtigung beim Eintreffen neuer E-Mails ab (bei Microsoft Outlook: Extras, Optionen, Registerkarte: Einstellungen, E-Mail-Optionen, Erweiterte E-Mail-Optionen). Ab heute kontrollieren Sie Ihren Posteingang nur noch zu festgesetzten Zeiten. "Wer ständig auf sein Postfach schielt, ist nicht konzentriert bei der Sache", sagt Roswitha Brauer-Scherf, Organisationsberaterin und Businesscoach aus Potsdam.
Entscheiden Sie sich bewusst dafür, wann Sie Ihre E-Mails abrufen. In diesem Moment machen Sie nichts anderes nebenher. Umgekehrt: Wenn Sie eine Aufgabe gerade begonnen haben, lassen Sie sich nicht von einer E-Mail unterbrechen. Das geht nicht? Es geht - es hängt von Ihrer Willenstärke ab.
Wie oft lesen Sie eine E-Mail, bevor Sie sie bearbeiten? Zweimal, dreimal, viermal? Genau da liegt das Problem. "Es ist wichtig sofort zu entscheiden, was zu tun ist", sagt Brauer-Scherf. Die Trainerin nennt es das "Direktprinzip".
Lesen Sie jede E-Mail nur ein einziges Mal und überlegen Sie sofort: Gleich löschen? Gleich beantworten? Oder wann bearbeiten? Im letzten Fall legen Sie eine To-do-Liste mit den E-Mails an, die Sie abarbeiten müssen. (Bei Outlook verschieben Sie die E-Mail einfach in den Aufgabenordner.) "Das Ziel ist, dass der Posteingang abends leer ist", sagt Brauer-Scherf. "Ein aufgeräumter Schreibtisch und ein freier Posteingang machen einfach ein besseres Gefühl."
Wir stöhnen über die unnützen Mails unserer Kollegen - und drücken selbst ständig bei jeder Gelegenheit auf "senden". Schreiben Sie gar nicht erst, rät Brauer-Scherf. Wenn Sie mehrere Anliegen mit einer Person zu besprechen haben, vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Klingt altmodisch, funktioniert aber noch immer.
Für kurze Nachrichten reicht es, einfach in die Betreffzeile zu schreiben. Schließen Sie mit einem "(o.T)" - "ohne Text" oder "EOM" - "End of Message" -, dann wissen Ihre Kollegen, dass sie die E-Mail gar nicht erst öffnen müssen.
Viele Betreffzeilen, die wir schreiben, sind völlig unbrauchbar für den Büroalltag. Denn sie stiften Verwirrung und verraten nichts über den Inhalt einer Mail. Die US-Autoren David Shipley und Will Schwalbe stellen einige von ihnen in dem Ratgeber "Erst denken, dann senden. Die peinlichsten E-Mail-Pannen und wie man sie vermeidet" vor. Folgende Zeilen finden sie "verflixt rätselhaft". Mit Recht!
Was tun?
Re: zur Kenntnisnahme
Zwei Dinge
Dringend!
Kurze Frage
Was ist das?
Seien Sie präzise, finden Sie eine treffende Überschrift für Ihre Nachricht. Wenn Ihnen das nicht gelingt, ist wahrscheinlich auch Ihre Mail nicht präzise formuliert.
Verwechseln Sie nie das "An"- und "CC"- Feld im Kopf einer E-Mail! "CC" steht für "Carbon Copy" und bedeutet Durchschlag. Wer im "CC" einer E-Mail steht, muss nicht selbst tätig werden, sondern bekommt eine Nachricht lediglich zur Kenntnisnahme.
Mit Durchschlägen können Sie Politik betreiben - und begeben sich mitunter auf ein Minenfeld, warnen Shipley und Schwalbe. Schicken Sie einem Arbeitskollegen eine lobende Mail und setzen dessen Chef ins "CC", werten Sie das Lob auf. Umgekehrt schlägt eine Beschwerde ungleich heftiger ein, wenn auch der Chef davon erfährt. Setzen Sie als Chef die Rechts- und Personalabteilung ins "CC", machen Sie dem Empfängers Ihrer Nachricht klar, dass seine Tage im Unternehmen gezählt sind.
Wann verwenden Sie das "BCC" (Blind Carbon Copy, Blindkopien)? Am besten gar nicht, sofern Sie ein integerer Mitarbeiter sein wollen. BCCs sind "hinterhältig", schreiben Shipley und Schwalbe. Denn mit ihnen schicken Sie Nachrichten an Personen, ohne dass der eigentliche Empfänger das mitbekommt. Auch Brauer-Scherf rät von den BCCs ab. Kommunizieren Sie lieber offen - Sie wollen ja auch nicht, dass die Kollegen in der Kantine hinter Ihrem Rücken über Sie tuscheln.
Einmal verschickte E-Mails können Sie für gewöhnlich nicht mehr zurückholen. Das macht die Kommunikation mit E-Mails so gefährlic. Denn schnell haben Sie sich verklickt - und dann erfährt die gesamte Firma, was Sie über den Tanzstil Ihres Chefs auf der letzten Betriebsfeier denken.
Wenn Sie aus Versehen eine E-Mail an das gesamte Unternehmen verschickt haben, die eigentlich nur an Ihren Arbeitskollegen gehen sollte, müssen Sie schnell handeln. Schicken Sie die gleiche Mail mit der selben Betreffzeile und einem harmlosen Inhalt noch viele weiterer Male an die gesamte Firma, ungefähr zehn oder 20 mal.
Verschicken Sie dann eine Entschuldigungsmail, in der Sie etwas von POP3-Serverproblemen schwadronieren. Und beten Sie dann, dass Ihre Kollegen nur die obersten E-Mail lesen und den Rest ungelesen löschen. Eine Garantie dafür haben Sie nicht - aber höchst wahrscheinlich gehen Ihre Kollegen genau so wie Sie in der E-Mail-Flut unter. Das rettet Ihnen den Job.
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FTD.de, 01.10.2010
© 2010 Financial Times Deutschland,
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