FTD-Serie: Wie Technik unser Leben verändert

Telefonieren per Computer, Bezahlen mit dem Handy, virtuelle Meetings und Roboter, die den Hausputz übernehmen - intelligente Technik erleichtert uns nicht nur die Arbeit, spart Kosten und hilft, die Umwelt zu schonen. Sie hat auch entscheidenden Einfluss auf die Gesellschaft. In unserer Serie stellen wir Lösungen von heute und Ideen für morgen vor.

Digitale Dokumente: Zäher Weg vom Papier zur Datei

Rund ein Drittel der Arbeitszeit wenden Firmen für das Management von Dokumenten auf. Immer noch scheuen viele die Investitionen und verlassen sich auf etablierte Wege. Dabei können die Systeme inzwischen viel mehr als noch vor 20 Jahren.

von Johannes Klostermeier

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Das papierlose Büro ist in den vergangenen Jahren oft versprochen worden. Wirklichkeit wurde es nie. Inzwischen ist die Digitalisierung von Dokumenten weit vorangeschritten. Es gibt eine wachsende Zahl an elektronischen Dokumenten, die gar nicht mehr mit Papier in Berührung kommen. Der Nachteil: Jetzt drohen viele Unternehmen an der Masse ihrer elektronischen Unterlagen zu ersticken.

Bei der Verwaltung des digitalen Datenaustausches helfen IT-gestützte Lösungen. Der Fachbegriff hierfür lautet Dokumenten- oder Enterprise-Content-Management (DMS bzw. ECM). Elektronische Informationen werden in IT-Systemen verarbeitet, kategorisiert, gespeichert und archiviert.

"Der ECM-Markt ist ein Teil des Gesamtmarkts für Informations- und Kommunikationstechnologie, der sich darauf spezialisiert hat, schwach und unstrukturierte Informationen wie Faksimiles, Power-Point, Filme oder Excellisten zu verwalten, damit Prozesse zu unterstützen, Wissen zu erschließen und so den Anwendern eine ganzheitliche Sicht auf Daten und Informationen zu ermöglichen", sagt Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Hamburger Unternehmensberatung Project Consult und seit 30 Jahren Begleiter des ECM-Themas.

Boomender Markt

Der ECM-Markt ist relativ fragmentiert: 55 Produkte von 53 Anbietern zur Erfassung, Verwaltung, Ausgabe und Archivierung gibt es derzeit laut des Verbands Organisations- und Informationssysteme (VOI) auf dem deutschen Markt.

"Der Markt boomt, denn die Systeme können inzwischen sehr viel mehr als vor 20 Jahren", sagt Bernhard Zöller, Mitglied im VOI-Vorstand und Geschäftsführer von Zöller & Partner. Waren es früher reine Papierentsorgungssysteme, so können sie heute Office-Dokumente, ein- und ausgehende E-Mails, Dateien aus CRM- und ERP-Systemen und alle sonstigen relevanten Informationen zu einer vollständigen elektronischen Akte zusammenführen."

Inzwischen sind alle großen Anbieter wie IBM, EMC, Open Text sowie Microsoft, SAP und HP in den Markt eingestiegen. Aber auch viele kleinere Spezialunternehmen haben sich in den Nischen etabliert. ECM kommt in allen Unternehmensgrößen zum Einsatz.

Vorteile der digitalen Erfassung

Nicht mehr nur große Konzerne und Behörden, sondern zunehmend auch kleinere Betriebe investieren in ihr Dokumentenmanagement. Denn mittlerweile sind die Systeme auch für kleine und mittelständiche Unternehmen erschwinglich.

"So gestaltet, dass sie einfach installiert, implementiert und dauerhaft betrieben werden können", sagt Zöller. Laut einer Untersuchung des VOI bei mehr als 1000 Firmen steckt fast ein Drittel aller Unternehmen, die bisher noch kein DMS nutzen, derzeit in der Planungsphase.

Allein durch die digitale Erfassung von Dokumenten könnten Unternehmen mehr als die Hälfte ihrer manuellen Prozesskosten einsparen, sagen aktuelle Studien. Die Möglichkeit, dem Sachbearbeiter alle zusammengehörigen Informationen aus verschiedenen Quellen zur Verfügung zu stellen, führt zu Effizienzgewinnen. Weiterer Treiber sind die Anforderungen des Gesetzgebers an die Unternehmen.

Teil 2: Rechtsvorschriften und Grundsätze

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