Programme für Kleinunternehmer: Die Fallstricke bei Bürosoftware

Der Hamburger Rechtsanwalt Ralph Oliver Graef ist vollauf zufrieden damit, wie ihn sein Computer bei der Kanzleiorganisation unterstützt. Seit vier Jahren ist Graef nun selbständig, und von Anfang an nutzt er eine Kanzleimanagement-Software, die speziell programmiert wurde für Juristen. Seine Mitarbeiter erfassen die Arbeitszeit, die sie mit Mandanten verbringen, können Akten komplett elektronisch verwalten, das Programm erstellt auf Knopfdruck Abrechnungen und mahnt säumige Zahler. "Der Hersteller liefert dazu Module, die wir zusammenstellen können, wie wir das brauchen", sagt Graef. Auch das Zusammenspiel mit dem E-Mail-Programm Outlook funktioniert. "Die Software überwacht den Posteingang. So können wir neue Dokumente direkt den Akten zuordnen."

Vielleicht liegt es daran, dass Graef als Medienanwalt ein Gespür für Software hat, eine glückliche Hand hatte er bei der Wahl des Programms auf jeden Fall. Er zählt zu den wenigen Unternehmern, die an ihrer Firmen-IT kaum etwas auszusetzen haben. Vor allem die Wahl einer Projektmanagement-Software entpuppt sich regelmäßig als Langzeitaufgabe, sie funktioniert nach der Methode "Versuch und Irrtum" - und endet oft frustrierend. Auf dem Markt sind Hunderte Programme, von der schlichten Eingabemaske für Tabellenkalkulationen wie Excel bis zu Alleskönnern von Softwareriesen wie Microsoft  oder SAP . Dazwischen liegen Dutzende selbst programmierte Nischenprodukte kaum bekannter Anbieter, die sich auf Branchen oder Themen spezialisiert haben - vom Großhandel bis zur Werbeagentur. Auch die Preise variieren stark, reichen von kostenlos bis fünfstellig. Welche Software am Ende passt, bleibt dem Laien vorab meist ein Rätsel.

Kursinformationen und Charts

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Der erste Schritt zur Erkenntnis führt nicht in irgendein Vergleichsportal im Internet, sondern beginnt mit der kritischen Bestandsaufnahme des Büroalltags. Dort läuft es ab einer gewissen Unternehmensgröße häufig unrund: Etwa bei der Terminkoordination, der Zeiteinteilung, der Zusammenarbeit, der Ablage und Buchhaltung. "Fast jeder Unternehmer kommt an einen Punkt, an dem es irgendwo hakt", sagt der Bremer Berater Mey Mark Meyer, der sich auf Projektmanagement-Software spezialisiert hat. Die gute Nachricht: "Der Markt bietet für all das Lösungen."

Es beginnt mit den Klassikern für den Büroalltag wie Microsoft Office, die einfache Aufgabenmanager und Terminkalender mitbringen. Erweiterbar sind diese dann über Internetplattformen wie "Office 365", das IBM-Pendant "Lotus Live Engage" oder auch "Google Docs". Hier melden sich gegen monatliche Gebühren alle Mitarbeiter auf einer gemeinsamen Plattform an und können dort fortan Dateien austauschen oder auch gemeinsam nutzen. Wer noch mehr als solche sogenannten Collaboration-Werkzeuge sucht, wird bei Projektmanagement-Software fündig oder bei einem der vielen Spezialangebote. Probieren, sagt Marktkenner Meyer, geht unter diesen Bedingungen tatsächlich über das Studieren von Werbeprospekten oder opulenten Produktvergleichen.

Ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl ist die Benutzeroberfläche. Hier gehen die Anbieter im Grundsatz zwei Wege: Die einen arbeiten mit eigenständige Masken, die Programme laufen in der Regel per Internetbrowser oder App. Dort erfassen die Nutzer dann Arbeitszeiten und Projektdaten, legen Dokumente ab, verteilen Aufgaben, koordinieren Termine und kommunizieren miteinander. Ganz anders funktionieren Produkte, die sich komplett in bestehende Oberflächen einfügen. Als Basissoftware dienen hier oft Bürostandard- und E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook und Exchange. "Der Nutzer muss sich also nicht umgewöhnen oder ein zusätzliches Fenster auf dem Bildschirm öffnen", erklärt Andreas Tremel, Geschäftsführer des Münchner Softwareanbieters Inloox, dessen Programme sich in Outlook einfügen. Mit weit mehr als 30.000 Anwendern sieht Inloox sich gar als weltweiter Marktführer der integrierten Lösungen. Tremel kennt allerdings auch die Grenzen und Schwachstellen seines Angebots: "Es gibt keine Software, die alles kann. Jede Version am Markt hat ihre Daseinsberechtigung."

Egal, für welchen Weg sie sich entscheiden: In jedem Fall haben Gründer, die sich wie Rechtsanwalt Graef früh entscheiden und gleich zum Firmenstart eine Software ausprobieren, einen wesentlichen Vorteil: Sie können ihre Arbeitsweise dem Computer anpassen - und müssen sich nicht später umstellen, weil ihnen eine Eingabemaske andere Abläufe vorgibt. "Die wichtigste Frage lautet: Welche Arbeitsprozesse soll die Software eigentlich verbessern?", sagt Meyer. Zugleich bremst er die Erwartungen: "Statt nach der Komplettversion zu schauen, die alles kann, sollte man besser klein beginnen." Denn mit der Zahl der Funktionen steigt auch die Komplexität der Produkte.

Und dann bleiben möglicherweise viele Funktionen ungenutzt. So hat es jedenfalls Michael Leibrecht erlebt, Chef der Werbeagentur machen.de aus Fürth. Er hat schon vor zehn Jahren, fünf Jahre nach Gründung seiner Firma, Agentursoftware angeschafft - ein typisches Branchenprodukt, in diesem Fall speziell für Werber. Die Entscheidung war damals zufällig gefallen: "Ein Außendienstmitarbeiter des Anbieters war vorbeigekommen, und dann haben wir das mal getestet." Die Agentur verwaltet über das Produkt bis heute nicht nur die Adressen von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Vor allem geht es darum, systematische Arbeitsabläufe zu etablieren: Mit einem Klick auf ein Projekt öffnen sich am Bildschirm wichtige Termine, der aktuelle Arbeitsstatus und anstehende Aufgaben. "Jeder sieht direkt, welcher Kollege für was zuständig ist", sagt Leibrecht. "Die Mitarbeiter nutzen das Programm außerdem, um die Zeit zu erfassen, die sie für einzelne Aufgaben benötigen." Das diszipliniert.

Allerdings erst seit Kurzem. Fast fünf Jahre lang schlummerte das Programm nämlich auf dem Agenturserver, ohne dass die Kollegen es richtig nutzten. "Erst nach einer Schulung haben wir gesehen, was das überhaupt alles kann", sagt Leibrecht. "Und wie man es bedient." Man dürfe das Heil nicht in einer Software allein suchen: "Nur wer sich damit vertraut macht und ordentlich arbeitet, kann die Vorzüge ausschöpfen."

Und dann findet fast jeder unweigerlich auch Dinge, die nicht richtig funktionieren. "Ich habe zum Beispiel keinen Zugriff von unterwegs oder zu Hause", moniert Leibrecht. Denn die Software arbeitet nicht per Internet, sondern nur lokal auf den Firmenrechnern - damals waren Smartphones eben noch kein Standard. Weil die Programmierer kurioserweise auch auf einen gemeinsam nutzbaren Kalender verzichteten, greift Leibrecht inzwischen auf den Google-Kalender zurück. "Geht auch", sagt er.