Arbeitstechniken: Protokollführung richtig gemacht

Protokolle sind ein sehr wichtiges Instrument für die Dokumentation und Steuerung von Abläufen, Handlungen und Projekten in Unternehmen. Es geht nicht nur darum, die Ergebnisse von Besprechungen oder Workshops festzuhalten, sondern vor allem auch darum, zukünftige Aktivitäten aller Mitarbeiter im Unternehmen zu steuern.

  Nicht jede Besprechung muss dokumentiert werden, aber wichtige Absprachen sollte man sauber protokollieren

Neben Aktennotizen, Vermerken, Berichten, Memos oder Telefonnotizen sind Protokolle eine Form, um Ereignisse im Unternehmen schriftlich festzuhalten oder zu rekonstruieren und die Informationen an andere weiterzugeben. Sie sind insofern ein wichtiges Kommunikationsinstrument und Organisationsinstrument. Der Nutzen von Protokollen ist:

• Alle Teilnehmer einer Besprechung erinnern sich an Gesagtes und Beschlossenes (Gedankenstütze).
• Andere Personen können über den Ablauf und die Inhalte einer Besprechung informiert werden; sie können beispielsweise auch erkennen, wer in einem Themengebiet Experte ist (Information).
• Planung, Steuerung und Kontrolle von Aktivitäten, etwa beim Projektmanagement, werden unterstützt (Organisation).
• Beschlüsse und vereinbarte Maßnahmen werden dokumentiert und sind so verbindlich (Motivation).

Dennoch werden Protokolle bei Besprechungen nur ungern geführt. Auf die Frage: "Wer schreibt das Protokoll?" meldet sich kaum jemand freiwillig. Denn das Erstellen eines Protokolls ist eine aufwendige Aktivität, die beherrscht sein will, wenn man sich als Protokollant nicht blamieren will.

Nur die Kollegen und häufig auch die Chefs, die um die steuernde Wirkung von Protokollen wissen, schreiben diese gerne selbst. Sie wissen: Protokolle werden oft eingesetzt, um im Unternehmen Politik zu betreiben und Interessen durchzusetzen.

Im Folgenden erläutern wir die Funktion und den Aufbau von Protokollen für die Niederschrift von Ergebnissen aus Besprechungen. Das können Workshops, Projektbesprechungen, Teambesprechungen oder bilaterale Gespräche sein, wie etwa Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungsgespräche oder Gespräche zur Leistungsbeurteilung.

Es gibt unterschiedliche Formen von Protokollen:

• Wortprotokoll, in dem alle Gesprächsbeiträge wörtlich niedergeschrieben werden;
• Verlaufsprotokoll, in dem alle Gesprächsbeiträge nicht wörtlich, aber sinngemäß wiedergegeben werden;
• ausführliches Ergebnisprotokoll, in dem die Ergebnisse einer Besprechung und wichtige Beiträge, die zu diesem Ergebnis geführt haben, wiedergegeben sind;
• Ergebnisprotokoll oder Beschlussprotokoll, in dem nur die Ergebnisse, Vereinbarungen und Entscheidungen wiedergegeben sind;
• Kurzprotokolle in Form von Telefonnotizen, Aktennotizen, Besprechungsnotizen, Vermerke oder Einträge in Karteien, Kundendateien etc.

Wir zeigen Ihnen in dieser Lösungshilfe, wie Sie Protokolle bei Besprechungen vorbereiten, worauf Sie beim Erstellen achten sollten und wie Sie Protokolle richtig einsetzen. Als Leiter oder Moderator einer Besprechung sollten Sie immer darauf achten, dass die Ergebnisse angemessen niedergeschrieben werden. Sonst ist die von allen Teilnehmern investierte Zeit verlorene Zeit!

Als Teilnehmer sollten Sie darauf achten, dass ein Protokoll erstellt wird, damit wichtige Ereignisse, Entscheidungen oder Vereinbarungen festgehalten werden. Auf diese werden Kollegen und Vorgesetzte immer wieder Bezug nehmen. Und falls diese nicht, nicht klar oder unvollständig dokumentiert sind, können sie Anlass für Konflikte, Streitigkeiten oder persönliche Nachteile im Unternehmen sein.