Veraltete Verfahren: Behörden verschwenden Milliarden

Exklusiv Unmoderne Einkaufsprozesse kosten die Steuerzahler im Jahr mehr als 10 Mrd. Euro zuviel. Eine Studie zeigt, dass die öffentliche Hand dringend ihre Verfahren erneuern muss. von Friederike von Tiesenhausen

Deutsche Behörden verschwenden Milliarden durch veraltete Beschaffungsverfahren. So erfassen und analysieren nur 15 Prozent der Verwaltungen ihre Einkaufsdaten nach Kosten und Mengen. Laut Stichproben zahlt die öffentliche Hand zwischen fünf und 15 Prozent mehr als die Privatwirtschaft für gleiche Dienste, auch die Kosten des Einkaufsprozesses sind höher. Dies hat die Befragung von 184 öffentlichen Einrichtungen durch das Beratungsunternehmen Booz & Company ergeben, die am Donnerstag in Berlin vorgestellt wird.

Ministerien, Kommunen und öffentliche Betriebe setzen bislang nur selten die Methoden ein, mit denen Unternehmen in den vergangenen Jahren ihre Beschaffungskosten deutlich senken konnten. Durch modernere Einkaufsprozesse ließen sich laut Booz jährlich Steuergelder zwischen 10 und 20 Mrd. Euro einsparen. Auf den öffentlichen Einkauf entfallen jedes Jahr rund zehn Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts - das sind mehr als 200 Mrd. Euro.

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Die öffentliche Beschaffung ist für Ulrich Bergmoser, Mitglied der Booz-Geschäftsleitung, mit der Situation des deutschen Bildungssystems vor der ersten PISA-Studie vergleichbar. "Die Verwaltungen wissen häufig nicht, wie effizient sie einkaufen - geschweige denn, wie grün oder ethisch. Dazu fehlen vielfach schlicht die notwendigen Datengrundlagen", sagte er. Da vielen Behörden ihr Preisnachteil gar nicht bewusst sei, bestehe auch wenig interner Reformdruck.

Als Beispiel für eine geglückte Modernisierung ehemals ineffizienter Auftragsvergabe gilt die Bundesagentur für Arbeit, die aus den Arbeitsämtern hervorgegangen ist. Im Gegensatz dazu sehen aber viele Behörden den öffentlichen Einkauf immer noch als reinen rechtlichen Vergabeakt. "Vielerorts wird so gut wie nie datenbezogen gearbeitet", bemängelt Booz-Geschäftsführer Rainer Bernnat. Beispielsweise würden eingehende Angebote nur untereinander, aber nicht mit dem Markt oder den eigenen Preishistorien verglichen.

Ein eklatantes Beispiel von öffentlicher Verschwendung seien die hohen Kosten im Flottenmanagement. Trotz des Behördenrabatts für Fahrzeuge geben Behörden insgesamt für ihre Flotten mehr aus als Privatunternehmen - unter anderem wegen schlechter Auslastung und teurerer Wartung.